L’évaluation externe d’un projet européen

L’évaluation externe n’est pas un audit, un contrôle, ou même une certification mais bien la construction d’outils, d’indicateurs et de procédures nécessaires au bon déroulement d’un projet et réalisée avec les parties prenantes par un organisme tierce, indépendant.

Tant pour l’évaluation interne que pour l’évaluation externe, il n’y a pas de référentiel officiel mais un ensemble de textes de références, de procédures et de pratiques internes sur lesquels se baser :
• Le contrat signé entre les contractants (bénéficiaires et agence nationale),
• Les annexes aux contrats
• les législations nationales
• Les ressources humaines mobilisés
• Les pratiques administratives

Nous pouvons décliner les différentes étapes de cette mission de la manière suivante :

Rédaction et présentation du cahiers des charges et des procédures d’évaluation externe projet
Le partenariat engagé sur le projet a contractualisé d’une manière quantitative et qualitative un certain nombre de réalisations, de dépenses et d’obligations légales dont dépend la qualité de leur projet. Le cahiers des charges de l’évaluation externe expose les éléments d’observation et de mesures qui permettent de faire état de l’avancement du projet et des divergences avec la proposition initiale.
Sa rédaction et sa présentation au partenariat du projet en vue de sa mise en œuvre collective est un élément préalable à toute mise en œuvre de l’évaluation elle même.
Ce document sera transmis aux partenaires dans les 6 premiers mois du projet.

Évaluation Projet trimestrielle :
Résultats des activités, de la méthodologie de mise en œuvre administrative et financière du projet
En vue des comités de pilotage du projet, IEC réalise une évaluation trimestrielle du projet d’un point de vue qualitatif et au regard du calendrier et des obligations contractuelle. Ce point d’étape concerne les résultats attendus des activités, le respect des obligations légales et contractuelles du projet, la gestion budgétaire et la coordination entre les partenaires.
Un document de synthèses et de préconisation est transmis lors de chaque comité de pilotage.
Il permet notamment de pointer les éléments à traiter lors des comités de pilotages et de les inscrire à l’ordre du jour, de mettre à jour les calendriers de réalisations en cohérence avec celui des dépenses.

Compte rendu d’évaluation intermédiaire :
Participation aux réunions de coordination (Kick off, mi parcours, finale),
Les réunions de coordination se déroulent tout au long du projet afin de discuter de l’avancement du projet, de préparer les activités à venir et de prendre les décisions nécessaires à la bonne conduite du projet.
IEC est présent lors des réunions clés du partenariat :
– Lors du kick off meeting afin présenter et d’accompagner à la prise en main des différentes procédures d’évaluation externe
– Lors réunions intermédiaire afin d’apporter un avis extérieur et de proposer des préconisations au regard des évaluations trimestrielles réalisées au cours du projet.
– Lors des réunions de coordination finales afin de faire le point sur les réalisations et d’effectuer les préconisations finales concernant la mise en cohérence des éléments contractuels à présenter.

Cette prestation demande une Participation Aux Frais calculé sur la base du nombre de jours travaillés par notre équipe